Afzendereisen van Gmail, Yahoo en Outlook: wat je DNS nodig heeft

Voor wie het geldt

De regels gelden voor e-mail aan persoonlijke mailboxen: gmail.com-, Yahoo- en AOL-adressen, en outlook.com, hotmail.com en live.com. Sommige gelden voor elke afzender; de rest gaat in zodra je ongeveer 5.000 berichten per dag of meer naar een van die providers stuurt.

Het DNS-deel

Vier soorten records doen het werk. Je verzenddiensten (Google Workspace, Microsoft 365, nieuwsbriefsoftware, de webshop) geven je hun SPF-include en DKIM-sleutel; jij publiceert ze op je domein:

; SPF — every service that sends as you, ending in ~all or -all
example.com.                 IN TXT   "v=spf1 include:_spf.google.com include:_spf.esp.example ~all"
; DKIM — the public key your sending service gives you (often a CNAME)
s1._domainkey.example.com.   IN CNAME s1.dkim.esp.example.
; DMARC — p=none is the minimum; rua collects the reports
_dmarc.example.com.          IN TXT   "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]"
; PTR — set by whoever owns the IP, must match an A record
80.113.0.203.in-addr.arpa.   IN PTR   mail.example.com.

• Alignment betekent dat het domein in het zichtbare From-adres overeenkomt met het domein dat voor SPF (de envelopafzender) of DKIM (de d= van de handtekening) slaagde. Nieuwsbriefsoftware die met een eigen domein ondertekent, slaagt voor DKIM maar is niet aligned — zet daar de optie voor een eigen of „geauthenticeerd” domein aan.
• Eén SPF-record per domein, onder 10 DNS-opvragingen. Nog een dienst toevoegen breekt het vaak; de SPF-gids legt de limiet uit.
• PTR wordt ingesteld door wie het IP-adres bezit — je VPS- of hostingprovider, niet je DNS-zone. Bij Google, Microsoft of een mailingdienst is dat al gedaan. Zie PTR-records.
• Verstuur nooit als `@gmail.com` of vanaf een adres dat je niet beheert: het DMARC-beleid van Gmail zelf weigert dat.

Afmelden met één klik

Marketing- en abonnementsmail van bulkverzenders moet twee headers hebben waarmee de mailbox een eigen afmeldknop toont. Een klik stuurt een POST-verzoek naar je URL — zonder landingspagina, zonder inloggen:

List-Unsubscribe: <https://example.com/u/8f3a2c>, <mailto:[email protected]?subject=8f3a2c>
List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click

• Verwerk de afmelding binnen twee dagen.
• Onderteken beide headers met DKIM, anders negeren ontvangers ze.
• Houd ook een zichtbare afmeldlink in de tekst van het bericht.
• Transactionele mail — bonnen, wachtwoordresets, meldingen — heeft het niet nodig.

Houd klachten onder 0,3%

Het klachtpercentage is het deel van de afgeleverde berichten dat ontvangers als spam markeren. Boven 0,3% gaat mail naar spam of wordt hij geweigerd, en herstel kost weken schoon verzenden. Twee knoppen tellen: alleen mailen naar mensen die erom vroegen, en afmelden makkelijk maken.

Checklist

Wat er gebeurt als je niet voldoet

Mail die niet voldoet, krijgt eerst tijdelijke fouten en belandt in spam; daarna wordt hij gewoon geweigerd. Gmail antwoordt met codes als 5.7.26 (niet-geauthenticeerde afzender) en Outlook.com met 5.7.515 (het verzenddomein haalt het vereiste authenticatieniveau niet). De bounce gaat naar de afzender, niet naar de ontvanger, dus het probleem valt vaak pas op als klanten zeggen dat ze de factuur nooit kregen.